بسیار برانگیخته و پریشان می‌نمود. از جلسه‌ای مشورتی آمده بود. بی‌مقدمه شروع کرد: “در جلسه گفتم این تصمیمتان مغایر با بدیهیات علمی است. چرا وقتی می‌شود کاری را با کمترین هزینه و مطابق با روشهای استاندارد انجام داد شما اصرار دارید که از بیراهه و کجراهه بروید و در نتیجه ندانید به کجا می‌رسید. علت اصلی کجروی شما هم این است که به افراد غیر متخصص اجازه داده‌اید در همه امور اظهار نظر و دخالت کنند.” او با هیجان ادامه داد که “به مسئول جلسه هم گفتم مشکل اصلی شما این است که نظر خبرگان این حوزه را بر نمی‌تابید و جلساتتان بیشتر برای رفع تکلیف و نمایش است تا استفاده از نظرات کارشناسان و …” سعی کردم از عصبانیتش بکاهم و او را دلداری دهم. به او بدرود گفتم و عازم جای دیگری شدم.
چند دقیقه بعد با همکار دیگری که او هم در آن جلسه شرکت کرده بود همراه شدم. به او گفتم که شنیده‌ام فلان شخص در جلسه به مخالفت با بعضی تصمیمات غیر تخصصی برخاسته و … او که از تعجب کم مانده بود که پس بیفتد با اطمینان گفت که “راوی ناصادق بوده است. آن همکار امروز هیچ نگفت و اگر هم گفت در چاپلوسی و مدح گردانندگان جلسه گفت.” با این بیان کم نمانده بود که پس بیفتم بلکه پس افتادم! به او نگفتم راوی کیست.
مانده بودم که چه کسی راست می‌گوید. دوام نیاوردم. در گوشه‌ای خلوت با تلفن با او تماس گرفتم. مساله را جویا شدم. با لکنت و بریده بریده اظهار داشتند که “آنها که به شما گفتم در زمان جلسه به ذهنم آمد بگویم اما نگفتم … عرض کردم مطلبی را که با عنوان “چاپلوسی و تملق همچون یک روش” نوشته‌ام اگر نخوانده‌ا‌ی حتما بخوان ! و تلفن را قطع کردم.
خوش ندارم که این همکار – که قطعاً خواننده این سطور نیز خواهد بود – و امثال او را که این روزها قارچ‌گونه در حال ازدیادند مصداق این کلام برشت بدانم: ” آن کس که حقیقت را نمی‌داند نادان است اما آنکه حقیقت را می‌داند و آن را پنهان می‌کند خائن است” اما باید با صراحت گفت که این شیوه نامرضی و ناجوانمردانه عامل و منشا بسیاری از کجرویها و خودرأیی هاست. آنچه ازین نوع جلسات حاصل شود کمتر می‌تواند موجب رشد و فلاح باشد.
مسئولان ادارات، زمان زیادی را در جلسات سپری می‌کنند. به بعضی از آنان می‌توان لقب “دائم الجلسه” داد. معمولاً جلسات با دو رویکرد تشکیل می‌شوند. بعضی برای توجیه و تبیین و آموزش برگزار می‌شوند. در موارد بسیاری هم، جلسات برای مشورت و تبادل و تعاطی افکار و تصمیم‌گیری تشکیل می‌شود. سازمان‌دهندگان جلسات مشورتی باید به خردورزی جمعی باور داشته باشند و همچون مولانا بیندیشند که:
مشورت ادراک و هشیاری دهد عقلها مر عقل را یاری دهد
تصمیمات هوشمندانه این جلسات ممکن است بر زندگی افراد بسیاری اثر مثبت بگذارد، فرایند نوینی را پدید آورد یا فرایندهای پیشین را بهینه کند. موجب تعطیل فعالیتی شود و یا فعالیت جدیدی را پدید آورد و سازمانی را متحول کند.این همه وقتی حاصل می‌شود که متولیان جلسات و شرکت‌کنندگان حائز شرایط و صفات لازم باشند. خوشبختانه مقالات و کتابهای بسیاری در آداب برگزاری جلسات نشر یافته است. ذکر بعضی از این ویژگیها خالی از لطف نیست:
ویژگی های برگزار کننده و مسئول جلسه :
- به گران‌سنگی و قدرت خردورزی جمعی باور داشته باشد. باید حس احترام به نظر جمع در وجود او نهادینه شده باشد. گاهی مدیر ادای اعتقاد به خرد جمعی را در می‌آورد. ضروری است او معتقد باشد که در زمینه‌ای که کارشناسان را برای نظرخواهی گرد آورده است، کمتر می‌داند و نیاز به نظر کارشناسانه دارد و به آن احترام می‌گذارد و سعی می‌کند به آن توصیه‌ها و راهکارها عمل کند.
- به مبانی تفکر نقاد و خلاق، ایمان داشته باشد. او نقد و نوآوری را با آغوش باز می‌پذیرد و مشوق ناقدان و نوآوران است. در سازمان او، برای تحلیل، نقد و طرح اندیشه های نو، هیچگونه خط قرمزی ترسیم نشده است. کم ندیده‌ایم که یک نقد جدی موجب عدم دعوت دوباره کارشناس شده است.
- از تحمیل عقیده خودداری می‌کند و در پی تسلط در مذاکرات نیست. بعضا جلسات محملی برای رسمیت بخشیدن به نظرات و منویات ! رئیس است! . روند جلسه چنان است که کارشناس و کارناشناس – که بعضاً هم شأن حضورشان در جلسه معلوم نیست – باید در راستای نظرات ریاست اظهارنظر نمایند. گاهی مسئول جلسه خود جامع جمیع علوم معقول و منقول می‌داند و در جزییات تخصصی رشته‌های گوناگون بی هیچ پروایی اظهار نظر کرده رهنمود می‌دهد. گاهی هم به قول مرحوم دکتر حسین عظیمی: “می‌گویند آقای متخصص ما وقت کم داریم یک جوری این سی‌چهل سال تخصص را بگو که ما سه دقیقه‌ای بفهمیم و اجرا کنیم. اگر اعتماد کردیم و فهمیدیم و خوشمان آمد اجرا خواهیم کرد. اگر نه، اجرا نمی‌کنیم. این فرهنگ مشورت ایرانی است. در خارج این‌گونه نیست. در دنیای صنعتی مشورت را این طور می‌فهمند که شما مشکل دارید، می‌روید سراغ متخصص . حرف او را گوش می‌دهید و سوال می‌کنید. اطلاع می‌گیرید اما بحث تخصصی نمی‌کنید.”
- شنونده توانایی است. کمتر سخن می‌گوید و بیشتر می‌شنود.اشتیاق او به شنیدن انگیزه لازم را برای اظهارنظر شرکت‌کنندگان فراهم می‌آورد. در جلسات بسیاری شرکت داشته‌ام که درازی سخنان مسئول فرصتی بجز لبخند ویا سوگخند برای سایر شرکت‌کنندگان باقی نگذاشته است.
- توانایی اداره بهینه و جمع‌بندی و به نتیجه رساندن جلسات را دارد. در بعضی جلسات نطقهای پیش از دستور آنقدر طولانی می‌شود که اجازه ورود به دستور جلسه را نمی‌دهد، بعضی جلسات هم در همان دستور اول و دوم متوقف می‌شوند. البته جلسات بسیاری هم اصولاً دستور جلسه ندارند!
- نظم و انضباط را بتواند در همه مراحل برقرار کند. کمتر جلسه‌ای است که راس ساعت آغاز شود. گویا تاخیر در وجودمان نهادینه شده است. به قول ظریفی: ما ملتی هستیم با بیش از دو هزار و پانصد سال تاریخ و اقلاً نیم ساعت تاخیر. مدیر جلسه باید به موقع افراد را برای جلسه دعوت کند. صورتجلسه پیشین و دستور جلسه آینده را برای اعضا ارسال کند. در صورتجلسه علاوه بر خلاصه مذاکرات، وظیفۀ زمانبندی شده هر فرد به روشنی معلوم باشد.
ویژگی های شرکت کنندگان در جلسات
- فقط در حوزه‌هایی که تخصص و تجربه دارند نظر می‌دهند. در موارد بسیاری شرکت‌کننده ظاهراً برای اینکه دِین شرکت در جلسه را ادا کند ادای جملاتی را واجب می‌شمارد، گرچه در آن موضوع هیچ اطلاعاتی نداشته باشد. چندی پیش جلسه‌ای برای مشورت در مورد “تدوین اصطلاحنامه” تشکیل شده بود. بعضی شرکت‌کنندگان چنان معجزات و کراماتی از اصطلاحنامه نقل می‌کردند که در هیچ متن علمی و حتی غیر علمی ! یافت نمی‌شود .
- با شجاعت نظر تخصصی خود را ابراز می‌دارند. سکوت متخصص و کارشناس از مصلحت‌جویی فردی سرچشمه گرفته و نوعی خیانت محسوب می‌شود. تعهد علمی و حرفه‌ای اقتضا دارد که فرد بسیار محترمانه نظرات خود صریح و دلسوزانه بیان کند. تجربه نشان داده عمل به این سخن ممکن است در کوتاه مدت مشکلاتی را برای متخصص پدید آورد اما در بلندمدت منافع بسیاری را برای جمع و احترام را برای او به ارمغان می‌آورد. کتمان حقیقت و مصلحت‌اندیشی فردی در بیان آن، نتایج نامبارکی را برای سازمان و جامعه به بار می‌آورد. کلینتون رئیس‌جمهور اسبق آمریکا کلام درس‌آموزی دارد: جاده خودرایی و ظلم از کتمان حقیقت آغاز می‌شود.
- از چاپلوسی و تملق پرهیز می‌کنند. متاسفانه این شیوه نامبارک، نوعی رشوه زبانی است که در جلسات تداول بسیاری دارد. کافی است به ویژه رئیس جلسه در یک موضوع، یک دقیقه اظهار نظر کند. گروهی در تایید آن فرمایش گهربار! -اگرچه بی‌ارزش و سطحی باشد- بیست دقیقه رطب و یابس را به هم می‌بافند. این افراد سست عنصر بیشترین لطمه را در مسیر تصمیم‌سازی سازمانها ایجاد می‌کنند. آنان چنان فضایی را ایجاد می‌کنند که آهسته آهسته مسئولان نامتخصص، خود را با صلاحیت ترین صاحب‌نظر در آن حوزه می‌پندارند و این اعتماد به نفس کاذب، موجب خطاهای گسترده‌تری خواهد شد. هزینه این خطاها و خود بزرگ‌بینی‌ها را در نهایت جامعه باید پرداخت کند.
فنون و راهکارهای بسیاری را می‌توان برای تشکیل، اداره و نتیجه‌گیری از جلسات مشورتی برشمرد که به بعضی از آنها اشاره شد.اگر در مشورتها این توصیه‌ها لحاظ نشود حرکاتمان “پت و مت”وار خواهد بود. اگر به این کارتون به دقت نظر کنیم شاید رفتار ذیل را در آن بیابیم ؛ رفتاری که در بسیاری از جلسات و مشورتها قابل رویت است:
- این دو دائما همدیگر را تایید می‌کنند. سست‌ترین و نابجاترین تصمیم یکی، مورد تایید دیگری است.
- هدف را از بین می‌برند تا با آن وسیله رسیدن به هدف تهیه کنند!. آنان کتابهای کتابخانه را فروختند تا با آن قفسه کتاب بخرند!
- تجهیزاتی را می‌خرند و کارهایی را انجام می‌دهند که خودشان نیز علت آن را نمی‌دانند.
- با همه خرابکاریهایی که می‌کنند اعتماد به نفس بسیار بالایی دارند.
- در کارهایی دخالت می‌کنند که در آن هیچ سر رشته‌ای ندارند. هیچ متخصص دیگری را هم قبول ندارند.
- شعارشان این است “همین است که هست!”
- در ضرر و زیان فوق تخصص دارند. با مشورت هم، یک جا را خراب می‌کنند تا جای دیگری را آباد کنند و سرانجام هردو جا را خراب می‌کنند.
برای دوری ازاین آسیبها و دستیابی به نتایجی خیرخیز باید با یاران صادق و آگاه و مهرانگیز به شور نشست. گزینش افراد جبون و فاقد صلاحیت و متبصبص، ارمغانی جز کاستی و شعار نخواهد داشت. مسلما آن کس با یاران ِمهرانگیز به شور می‌نشیند که خودش نیز آنی دارد و مهر، صفا و صداقت با وجودش عجین شده است. البته در این روزها چنین فرزانگانی کمیاب و نادرند. برای راهیابی به خیر و بهره‌گیری بهینه از عقول، هم مشورت‌دهندگان و هم گیرندگان مشورت باید درستکار و کاردان باشند. مسلماً نشست این صالحان حاصلش رشد و خیر و روشنی و دوری از کژی خواهد بود. مولانا می‌فرماید:
مشورت کن با گروه صالحان بر پیمبر امر شاورهم بدان
امرهم شوری برای این بود کز تشاور سهو و کژ کمتر رود
این خردها چون مصابیح انورست بیست مصباح از یکی روشن‌ترست